Nel contesto aziendale, l’attenzione all’efficienza operativa è tradizionalmente associata al mondo manifatturiero. Tuttavia, è essenziale comprendere che l’efficienza impatta direttamente su qualsiasi processo aziendale, influenzando il tempo di attraversamento, l’utilizzo delle risorse e quindi la generazione di valore. Questa prospettiva è particolarmente rilevante per i processi di supporto alle vendite, a volte non oggetto di un’attenta analisi ai fini del loro efficientamento operativo ma cruciali per il successo complessivo dell’azienda.

I processi di Supporto alle Vendite: 

Le vendite sono il motore trainante di ogni azienda, e garantire l’efficacia della forza vendite e dell’intero processo commerciale sono un prerequisito fondamentale per il successo. I processi che circondano le vendite, dall’iniziale gestione dei contatti con i clienti fino alla conclusione delle transazioni commerciali, il ricevimento e l’evasione dell’ordine, coinvolgono una serie complessa di attività e interazioni che richiedono una gestione oculata. Questi processi coinvolgono numerosi attori e richiedono lo scambio frequente di informazioni preziose, utilizzando risorse aziendali di valore.

Questi processi sono inoltre fortemente connessi con le attività interne dell’azienda interfacciandosi e venendo supportati da numerose attività e processi come:

• la gestione delle scorte attraverso l’evasione degli ordini e le previsioni di vendita
• lo svolgimento degli ordini (produzione e distribuzione di beni o servizi) in base ai requisiti pattuiti con i clienti

Hanno quindi impatto non solo sulla top line del bilancio aziendale ma anche sui costi operativi del business.

Processi Chiave e Opportunità: 

Vediamo alcuni dei processi chiave dell’area commerciale e quali sono esempi di opportunità per una loro gestione efficace dal punto di vista operativo.

• Rapporti Commerciali: La disponibilità e l’aggiornamento continuo di informazioni inerenti il rapporto con i clienti sono essenziali per una gestione efficace delle relazioni commerciali. Dati come clienti, contatti, storico di vendita, storico delle relazioni e contatti, base installata ecc sono di solito presenti in azienda ma spesso in modo disaggregato, presso figure diverse, in luoghi e formati diversi a volte duplicati.

La disponibilità di  un CRM (Customer Relationship Management) rappresenta un vantaggio già sfruttato da moltissime aziende che hanno adottato questo strumento. Mantenere un database completo e aggiornato consente una gestione più efficace delle relazioni con i clienti.

La disponibilità di uno strumento è però solo una condizione abilitante e non vuol dire che il processo su cui si installa lo strumento sia efficace. Per una gestione operativa efficace di un processo, oltre allo strumento che spesso è già disponibile sono necessari anche:

• la definizione di ruoli e responsabilità degli attori coinvolti
• la chiara definizione del processo da seguire

L’insieme di questi tre elementi ha un impatto sulla gestione dei rapporti commerciali ma anche sul punto qui di seguito.

• Funnel di Vendita: Monitorare il progresso delle opportunità attraverso il funnel di vendita è essenziale. Questo fornisce una panoramica chiara sulla posizione di ciascuna opportunità, consentendo una gestione più strategica delle trattative. Anche in questo caso in ogni azienda questa è un’attività che viene svolta quotidianamente ma a volte in modo non ripetitivo e con una gestione dati e informazioni non solida e facilmente accessibile a tutti gli interessati. 

Anche in questo caso molte aziende sono già dotate di un CRM. Ma lo strumento è stato implementato insieme ad una definizione del processo e dei ruoli? I dati a supporto e generati sono stati verificati per consistenza e ripetibilità? 

• Forecasting: Implementare un processo accurato di previsione delle vendite contribuisce a una gestione più efficiente delle risorse aziendali e a una migliore pianificazione strategica. L’attività di previsione è importante e complessa. 

E’ importante per molte funzioni aziendali oltre all’organizzazione commerciale:

• Per il management per poter fare previsioni sulle performance economico finanziarie dell’azienda e prendere decisioni strategiche
• Per Operations e Supply Chain per mettere a disposizione le risorse necessarie all’evasione delle previsioni preparandosi al meglio e per tempo in modo da poter operare in modo efficiente

E’ complessa in quanto prevedere ciò che accadrà nel futuro è per definizione difficile e con un elevato rischio di errore.

Avere a disposizione dal CRM o dall’ERP aziendale o da altre fonti  dati storici puliti e corretti su cui poter fare analisi storiche è un pre requisito per qualsiasi stima previsionale. Su questa base dati si possono applicare metodi statistici più o meno sofisticati che uniti alla percezione di mercato delle vendite possano essere utili a non prendere decisioni che siano unicamente “di pancia”

Processo evoluto e ampiamente impiegato è quello dell’S&OP che, anche in questo caso, unisce processo, strumenti e attribuzione di responsabilità nella gestione del forecasting sia lato commerciale che operativo unendo anche la dimensione dello sviluppo prodotto

• Offerte, Listini, Costificazione: Ottimizzare i processi legati alle offerte, listini e costificazione consente una maggiore flessibilità nelle trattative commerciali, migliorando la capacità di rispondere prontamente alle esigenze del cliente.

Mentre la fase di offerta può essere gestita attraverso il CRM che abbiamo visto nei punti precedenti, insieme al mantenimento del listino e lo storico di quanto offerto (scopo, prezzo, sconto, condizioni commerciali, ecc), la costificazione del prodotto è un aspetto di pertinenza delle operations. Una costificazione corretta e accurata (che comprenda tutte le voci di costo, che sia aggiornata, che sia coerente con l’effettivo scopo di fornitrua, ecc) è indispensabile per gestire la marginalità del business ed evitare sorprese. Su questo tema entrano in gioco in modo prepotente:

• la necessità di una gestione corretta e accurata dei dati su cui si basa la costificazione: distinta base, cicli produttivi e utilizzo risorse 
• Una chiara allocazione dei costi indiretti

• Gestione Scorte: Una gestione efficiente delle scorte riduce i costi e assicura che i prodotti siano disponibili quando richiesti, evitando immobilizzazioni di capitale e perdite di opportunità.

Sebbene questo sia un ambito prettamente operativo si sposa intrecciandosi con  molti dei punti precedenti: forecasting, gestione del funnel di vendita e delle opportunità.

La gestione efficace del magazzino è un argomento piuttosto ampio: per lo scopo di questo articolo è importante sottolineare come la gestione efficace dei punti precedenti sia elemento indispensabile per una altrettanto efficace gestione delle scorte. Per un approfondimento sul tema specifico delle scorte si rimanda invece agli articoli dedicati a questo argomento.

• Ricevimento dell’Ordine, Analisi Fabbisogni, Revisione e Evasione dell’Ordine: Processi ottimizzati in queste fasi finali consentono di ridurre tempi e costi, migliorando la soddisfazione del cliente.

Una volta ricevuto l’ordine di un cliente parte il cronometro dei tempi di consegna: ogni attività che non genera valore impatta sul servizio al cliente e genera costi inutili. 

Gli strumenti ed il processo che si possono utilizzare in questa fase dipendono molto da mercato in cui opera l’azienda e dal tipo di bene/servizio. 

A livello generale un’analisi di Value Stream Mapping ed il passaggio ad uno stato futuro a partire da una situazione di partenza con eliminazione di sprechi ed inefficienze è una metodologia applicabile in qualsiasi contesto che può portare grandi miglioramenti in termini di efficienza operativa. 

In Sintesi:

Investire nell’ottimizzazione operativa dei processi di supporto alle vendite è un imperativo strategico per qualsiasi azienda. Dall’implementazione di sistemi avanzati di gestione dei dati oggi ampiamente accessibili , alla razionalizzazione delle attività quotidiane, le opportunità di miglioramento sono numerose. L’efficienza operativa non solo riduce i costi, ma contribuisce significativamente alla creazione di un ambiente aziendale agile e in grado di rispondere rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato. I professionisti e i manager devono riconoscere l’importanza di questa ottimizzazione per garantire la massima competitività e successo nel contesto competitivo attuale.